Comunicación Formal: Concepto, Significado y Definición ¿Qué es?

hace relación con una organización

En el ambito empresarial es cuando se intercambian los mensajes de forma oficial cumpliendo con las normativas de la organización.

El flujo de comunicación está controlado y es un esfuerzo deliberado. Esto hace posible que la información llegue al lugar deseado sin ningún obstáculo, a un costo reducido y de manera adecuada.

Características de la comunicación formal

Escrita y oral

La comunicación formal puede ser tanto escrita como oral. Las tareas cotidianas en una organización pueden manejarse mediante la comunicación oral, en cambio cuando se desea comunicar asuntos que involucren normativas, estatutos y políticas es necesaria la comunicación escrita.

Relaciones formales

Esta comunicación se adopta entre aquellos empleados en los que la organización ha establecido relaciones formales. Los empleados que reciben y emiten los mensajes se relacionan formalmente dentro de la organización.

Ruta prescrita

La comunicación tiene que pasar por un canal definido mientras se mueve de una persona a otra. Por ejemplo, para transmitir las opiniones de un trabajador al gerente, se debe buscar la ayuda del supervisor.

Mensaje empresarial

Este canal comunicativo, procesa y emite los mensajes que son autorizados por la empresa y aquellos mensajes personales sin relevancia no son incluidos en este canal.

Esfuerzo intencionado

Para crear este canal de comunicación, debe existir un esfuerzo de parte de los actores que hacen vida en la empresa. Tomando en consideración la misión, visión, las metas y objetivos de la compañía.

Ventajas de la comunicación formal

Mantenimiento de la Autoridad de los Gerentes

La comunicación formal mantiene relaciones constantes entre los superiores y los subordinados, como resultado de lo cual se mantiene el liderazgo de los superiores de línea.

En consecuencia, es conveniente supervisar a los subordinados y fijar su responsabilidad que, es absolutamente necesaria para un acompañamiento efectivo y exitoso.

Comunicación clara y efectiva

Cuando se realiza la comunicación formal en las empresas, los gerentes y empleados se relacionan, se contactan comunicándose.

Ambos entienden la capacidad, los hábitos, los sentimientos, etc. Los gerentes saben cuándo y bajo qué condiciones necesitan sus subordinados información. Asimismo, es posible que se disponga de información veraz y eficaz.

Flujo de información ordenado

La información debe pasar por una ruta definida de una persona a otra. Por lo tanto, el flujo de información es sistemático.

Fácil ubicación de la fuente informativa

En el proceso comunicativo formal empresarial, las fuentes informativas deben ser ubicadas de manera rápida y fácil, para que los procesos no se detengan, porque no se tienen los datos en el momento que se requieren.

Desventajas o limitaciones de la comunicación formal

Sobrecarga de trabajo

En una organización empresarial moderna, se debe comunicar mucha información, muchos mensajes y otras cosas.

Bajo comunicación formal, se enrutan a través de un canal definido y esto consume gran parte del tiempo de los superiores y por lo tanto, algunas otras obras importantes se dejan sin supervisión.

Información relevante distorsionada

En una organización los agentes del canal comunicativo formal, no pueden permitir que la información relevante sea distorsionada.

Esto por lo general ocurre cuando existen sucursales distanciadas o la información es revisada por muchas personas. La mayor consecuencia es que cuando llega la información al receptor final, el mensaje original ha cambiado.

Lo que representa un riesgo porque se pueden tomar decisiones inapropiadas y hasta perder dinero en la empresa por esta causa.

Supervisores Indiferentes

Los supervisores no prestan mucha atención a las sugerencias y quejas de los subordinados. En tal caso, un subordinado puede perder su fe en la efectividad de la comunicación.